Cómo se puede restringir el permiso para obtener acceso al contenido de los documentos, los libros y las presentaciones mediante Information Rights Management (IRM en adelante).
Si queremos restringir los permisos de acceso a un documento o bien restringir ciertos comportamientos y evitar que las personas no autorizadas impriman, reenvíen o copien información confidencial podemos hacerlo desde dentro de la ficha Archivo – Información – Proteger documento – Restringir permisos por personas: Acceso restringido. (imagen 1)
Cuando pulsemos esta opción por primera vez, se nos abrirá la ventana de descarga, instalación y configuración de IRM. Seleccionamos la opción para suscribirnos y pulsamos Siguiente (imagen 2)
Seguidamente y si tenemos un Windows Live ID (una cuenta Hotmail, por ejemplo) marcamos dicha opción y Siguiente. En caso contrario, nos registramos para crear un ID. (imagen 3)
Nos solicita la dirección de correo y la contraseña e iniciamos sesión (marcando si queremos guardar la dirección y contraseña, sólo la dirección o que nos lo solicite siempre). (imagen 4)
Configuramos si en un equipo privado o público y Aceptamos. (imagen 5)
Conecta con el Servicio y configura el equipo. (imagen 6)
Cuando finaliza nos informa del número de equipos que podemos configurar con nuestro ID y el número restante de equipos que nos restan. Pulsamos en Finalizar. (imagen 7)
Seleccionando la cuenta pulsamos en Aceptar. (imagen 8)
Accederemos a la ventana de configuración de los permisos: (imagen 9)
- LEER: Los usuarios a los que daremos acceso de lectura, pero no podrán ni cambiar ni imprimir ni copiar el contenido. Escribiremos su dirección de correo o pulsaremos el botón Leer… para que nos muestre nuestra libreta de direcciones (Contactos).
- CAMBIAR: Los usuarios que podrán leer, modificar, copiar y guardar pero no pueden imprimir.
Si pulsamos en el botón Mas opciones… accedemos a una ventana donde podremos configurar otros permisos adicionales como agregar usuarios con control total, ponerle fecha de caducidad al documento, permitir la impresión, permitir copiar a los usuarios de LEER y también permitir que se nos soliciten permisos adicionales mediante correo electrónico.
Una vez aplicadas las restricciones veremos que en Información – Proteger documento nos aparece la información de que el documento está restringido.
Y también nos aparecerá una barra de información en la ventana del documento.
